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Contractor's Manual
Terms and Conditions / Personal Data Authorization

Terms and Conditions.
1. Que el proveedor se abstendrá de realizar transacción comercial sin la respectiva orden de compra.
2. Que los materiales entregados están conforme con las descripciones y especificaciones contenidas en la Orden de Compra que se les coloque. Además que están libres de defectos en lo que concierne al propio material y a la mano de obra, aun después de recibidos.
3. Que la mercancía despachada en exceso de la cantidad solicitada en el pedido sea devuelta por cuenta y riesgo del proveedor.
4. Que en caso de devoluciones de mercancía al proveedor por mala calidad o por diferencias con respecto a las especificaciones del pedido o por despachos equivocados, los fletes correrán también por cuenta del proveedor, además se suspenderán los plazos de pago de toda la factura dado que las causas son atribuibles al proveedor en cualquiera de los casos anteriormente citados
5. No se admitirá ningún cargo por embalaje o acarreo a menos que sea especificada tal condición en el pedido,respectivo. El proveedor será responsable por cualquier deterioro que sufriera la mercancía debido a embalaje deficiente o inadecuado.
6. Si el proveedor incluye en la factura mercancía no solicitada, el pago de la misma será suspendido hasta su corrección por el proveedor, además no se correrán intereses de mora.
7. El proveedor facturará únicamente a los precios y condiciones especificados en la orden de compra.
8. Los materiales, mercancías y servicios solicitados en las ordenes de compra estarán sujetos a la revisión de calidad y cantidad por el responsable del bien o servicio.
9. Las entregas se harán en el mismo sitio y fechas indicadas en los pedidos. En caso contrario el comprador cancelará el pedido respectivo sin quedar obligado a indemnizar al proveedor.
10. Sobre facturación se convienen y aceptan entre proveedor y comprador las siguientes estipulaciones:
10.1 El proveedor facturará la mercancía en original y cuando se trate de entregas parciales, lo hará separadamente por cada entrega parcial y/o según lo acordado con el comprador
10.2 En la factura indicará el número de la orden de compra respectiva.
10.3 Cada factura debe cubrir únicamente un pedido.
10.4 Deben indicar en la factura si el articulo esta exento de IVA, si esta incluido dentro del precio que se factura o se liquida independientemente.
10.5 Las facturas serán canceladas al proveedor y/o factoring
11. Los plazos de pago de las facturas se contaran a partir de la fecha de recibo completo del bien o servicio a entera satisfacción según lo acordado en los terminos de negociación.
12. El pago de las facturas sólo se hará una vez se reciba y acepte en su totalidad la mercancía facturada a entera satisfacción o Interventor del Servicio: En caso de devoluciones o rechazo de la mercancía no se causará el pago total respectivo.
13. Para descuentos por pronto pago se tomará como base las fechas en que se reciba la factura o la mercancía, la que fuere posterior.
14. El proveedor respetará y cumplirá las garantias que sean ofertadas en su cotización.
Certifico que toda la información consignada en el presente formulario es exacta y autorizamos a: COEXITO S.A.S., a consignar los valores a nuestro favor en la cuenta certificada en este formato. A su vez, autorizo a esta (s) entidades o a quien represente sus derechos u óbstente en el futuro la calidad de acreedor a reportar, procesar,solicitar o divulgar a la Central de Información Financiera - CIFIN - que administra la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia, o a cualquier otra entidad que maneje o administre base de datos con los mismos fines, toda la información referente a mi comportamiento comercial. Lo anterior implica que el cumplimiento o incumplimiento de mis obligaciones se reflejara en las mencionadas bases de datos, en donde se consignen de manera completa, todos los datos referentes a mi actual y pasado comportamiento frente al sector financiero y en general, frente al cumplimiento de mis obligaciones.
Nota 1: Si la información consignada en este registro tiene algún cambio se debe actualizar, guardar la informacion y enviar el registro para nueva aprobación.
Nota 2: No asumimos responsabilidad alguna por consecuencias derivadas de información inexacta y/o errónea por la presente instrucción. Será responsabilidad del representante legal del proveedor mantener actualizado el registro en la pagina web. La revocatoria o modificación de esta autorización tendrá efecto a partir del tercer día hábil siguiente a la fecha en que sea radicada en nuestras oficinas, durante este lapso se harían los cambio pertinentes.

Authorization to Process Personal Data
El(Los) suscrito(s) manifiesto(amos) que he(mos) sido informado(s) de manera clara y expresa por COEXITO S.A.S. y sus filiales de: (i) las finalidades del tratamiento de los datos personales; (ii) los derechos a conocer, actualizar, corregir, rectificar o suprimir los datos entregados y demás derechos contemplados en la ley; (iii) el carácter facultativo de proporcionar los datos de carácter sensible; (iv) los medios o mecanismos a través de los cuales se puedo(emos) ejercer los derechos que tengo(nemos) como titulares de los datos personales; y, (v) las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de COÉXITO S.A.S., y de sus filiales las cuales puedo(emos) consultar en la página web www.coexito.com.co y www.emaholdings.com.co
Conforme lo dispuesto en la Ley de Protección de Tratamiento de Datos Personales, contenida en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y/o complementarias, el(os) suscrito(s) actuando en mi(nuestra) calidad de titular(es) de los datos personales de manera previa, expresa, libre, voluntaria, inequívoca e informada, AUTORIZO(AMOS) a COÉXITO S.A.S., identificada con el NIT No. 890.300.225-7 y a sus compañías filiales: EMA HOLDINGS S.A.S., identificada con el NIT No. 890.304.403-1, Agropecuaria Chiquique S.A.S., identificada con el NIT No. 805.011.844-7, CADUMEC S.A.S., identificada con el NIT No. 805.012.886-0, Fundación EMA, identificada con el NIT No. 800.144.137-0, SEER HOLDINGS S.A.S., identificada con el NIT No. 805.016.226-8, ATALAYA HOLDINGS S.A.S., identificada con el NIT No. 805.025.187-7, ALAVA HOLDINGS S.A.S., identificada con el NIT No. 900.576.539-4, ALEJANDRIA HOLDINGS S.A.S., identificada con el NIT No. 900.576.800-2 y en su calidad de Responsables del tratamiento, para que realicen el tratamiento de mis(nuestros) datos personales referentes a datos generales, de identificación, de ubicación, de contenido socioeconómicos, datos sensibles y otros datos, tales como gustos y/o intereses particulares. La Presente autorización incluye la transferecia y/o transmisión de los datos en Colombia y/o en el Exterior y que sean administradas por las compañías filiales de COÉXITO.
La presente autorización tiene como finalidades: (i) emisión de órdenes de compra para la prestación efectiva de los productos o servicios ofertados a la Compañía COÉXITO S.A.S. y/o sus filiales; (ii) dar y/o verificar la información relativa al cumplimiento o incumplimiento de mis(nuestras) obligaciones y mi(nuestro) actual y pasado comportamiento en el sector real, crediticio, financiero y comercial; (iii) Mantener y/o evaluar un posible vínculo contractual para proveer bienes y/o servicios, (iv) evaluación de riesgos, para calcular el riesgo crediticio y/o financiero, (v) realizar las verificaciones correspondientes a control y prevención de fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional; (vi) Actualizar información personal; (vii) Envío de información y contacto en general referente a: brindar respuesta a las órdenes de compra colocadas, evaluar la calidad de los bienes y/o servicios prestados, administrar y operar los productos y/o servicios que contrate; (viii) Radicación de facturas, generación de estados de cuenta; (ix) darme(nos) a conocer términos de referencia para proveer bienes y servicios (iv) demás finalidades contempladas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de COÉXITO S.A.S. y sus filiales. Las finalidades descritas podrán ejecutarse de forma directa, indirecta y/o conjuntamente por COÉXITO S.A.S. y sus filiales, en su calidad de Responsables del Tratamiento de los datos personales o la(s) persona(s) que estas encarguen para realizar el manejo o la administración de sus bases de datos dentro y/o fuera del territorio nacional, mediante correos electrónicos, mensajes de texto, correo físico, contacto personal o telefónico o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación vigente o que se desarrolle posteriormente.
En relación con los datos personales de terceros que suministro, declaro y garantizo que cuento con la autorización del (los) titlar(es) para suministrar sus datos de identificacion y ubicación, y que podrán ser contactados con las finalidades de verificacion de la informacion proporcionada por el(os) suscrito(s) en este documento y para actualizar la información a futuro.
El(Los) suscrito(s) manifiesto(amos) que he leído y comprendido a cabalidad el contenido de este documento, acepto las finalidades aquí descritas, las consecuencias y alcance de las mismas. Esta autorización permanecerá vigente, hasta que sea revocada o hasta que se agoten las finalidades para las que se otorgó y podrá revocarse en los eventos previstos en la Ley. En caso de que los autorizados en este documento realicen una venta de cartera o cesión a cualquier título de las obligaciones que tengo(emos) a mi(nuestro) cargo, los efectos de la presente autorización se extenderán a este en los mismos términos y condiciones.
1 Decreto 1377 de 2013 artículo 3 numeral 3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Contractor's Manual

Este Manual de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para Contratistas (a partir de ahora MC) es un documento que incluye los aspectos más relevantes en dicha materia, por tanto se convierte en un medio de consulta y referencia para que las actividades que han de ser realizadas por contratistas de COÉXITOS.A.S. se ejecuten de forma segura. Como se registra en el MC, las normas establecidas en el mismo serán de obligatorio cumplimiento con el fin de preservar la salud e integridad de las personas, adicional a lo anterior, el MC es una herramienta para el control y seguimiento que el Área de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) debe hacer sobre los contratistas, en lo que a dicha materia se refiere.
Es importante aclarar que el hecho de que la empresa CONTRATISTA cumpla con el presente MC, no lo exime de conocer y aplicar toda la normatividad legal y técnica reconocida en el país y que pueda aplicar a la labor realizada y que por cualquier razón no esté registrada en el presente documento. La legislación nacional, las normas particulares, los procedimientos o técnicas específicas aplicables a cada trabajo no están incluidas en este MC y deben ser parte de la gestión que debe realizar el CONTRATISTA para certificar la idoneidad como personal calificado de sus colaboradores y con las competencias necesarias para operar bajo los términos del contrato suscrito a la empresa contratante.
Por lo tanto, es obligación del CONTRATISTA cumplir y hacer cumplir estrictamente todo lo aquí estipulado sin perjuicio de lo que establece la legislación para cada actividad laboral. La posibilidad de realizar contratos con COÉXITO S.A.S. está condicionada al cumplimiento de este MC.

5. CONDICIONES GENERALES

a) Debe suministrar las herramientas, equipos y materiales adecuados para la ejecución del trabajo, las herramientas deberán estar en óptimo estado de uso, así como cumplir con las características técnicas y legales para operación.

5.6 Procesos de formación y entrenamiento

Sera obligatorio para el CONTRATISTA cumplir a cabalidad con los siguientes requerimientos:

a) Debe realizar la formación y el entrenamiento requerido a sus colaboradores para el desarrollo de sus labores acorde con su matriz de riesgos o requerimiento legales aplicables y establecidos en el Cronograma de Actividades.

b) Debe mantener copia de los registros de capacitación y entrenamiento a su personal.

c) Deberá dar inducción especifica al cargo para sus colaboradores, así como coordinar los procesos de entrenamiento en caso de requerirlos, dejando evidencia de ello, por medio del Coordinador SST.

d) Todos los colaboradores de las empresas contratistas, deben asistir al proceso de inducción dado por COÉXITO S.A.S. y posteriormente efectuar una prueba de conocimiento y comprensión de acuerdo a la información entregada, la cual deberán validar con un mínimo del 85%. Las fechas del proceso de Inducción serán informadas con 2 días de anticipación de manera escrita y se realizará proceso de Reinducción anual obligatorio.

e) .Certificación en transporte de mercancías peligrosas del personal (Conductor).

5.7 Procesos de eventos de emergencias y Accidentes de trabajo.

Será obligatorio para el CONTRATISTA cumplir a cabalidad con los siguientes requerimientos:

a) El CONTRATISTA deberá desarrollar sus procedimientos y estándares de respuesta ante emergencias, documentado en el SGSST.

b) La empresa CONTRATISTA debe registrar en el formato de la ARL a la cual se encuentra afiliada, todos los accidentes de trabajo, y enviar copia de estos a COÉXITO S.A.S. dentro de los siguientes 5 días al accidente, cuando este ocurra dentro del desarrollo de alguna labor.

c) La empresa CONTRATISTA debe investigar todos los accidentes de trabajo en el término establecido por la Resolución 1401 de 2007 y generar un plan de acción definiendo responsables y seguimiento; debe entregar copia del resultado de las investigaciones y su seguimiento a COÉXITO S.A.S. para verificar la eficacia e intervención de las acciones, esto en los siguientes 15 días luego del evento.

d) La empresa CONTRATISTA deberá instruir al personal a su cargo, en el manejo de extintores contra incendio y no prenderá fuego ni hogueras en el sitio de trabajo o en las instalaciones de COÉXITOS.A.S.. Cuando se usen equipos de corte y soldadura deberá contar con un extintor multipropósito de 10 libras con fecha de recarga vigente. El personal contratista deberá identificar su área de trabajo y de acuerdo a ésta conocer la ubicación de los extintores presentes.

e) La empresa CONTRATISTA deberá informar sobre cualquier incidente o accidente ambiental que se presente y apoyar la investigación de la Emergencia.

5.8 Normas de comportamiento Generales

Sera obligatorio para el CONTRATISTA cumplir a cabalidad con los siguientes requerimientos:

a) Si el personal de la empresa contratista no cumple con todos los requisitos no puede iniciar labores.

b) La empresa CONTRATISTA y sus colaboradores no podrán realizar o distribuir cualquier clase de propaganda en el sitio de trabajo o dentro de las instalaciones del cliente, para efectuar ventas, rifas y apuestas.

c) Los colaboradores de la empresa contratista que se encuentren en el sitio de trabajo desarrollando las actividades encomendadas por COÉXITO S.A.S., no podrán fumar durante la labor, ni presentarse bajo el efecto de alcohol o sustancias psicoactivas o introducir alguna de estas sustancias al sitio de trabajo, tampoco podrá ingresar armas o explosivos.

d) Los colaboradores de la empresa contratista que se encuentren en el sitio de trabajo deberán relacionarse entre sí de manera profesional, cordial y amigable, que facilite el trabajo en equipo y la colaboración entre compañeros de trabajo, para la prestación eficiente del servicio y para conservar la imagen de COÉXITO S.A.S.

e) Los colaboradores de la empresa contratista que se encuentren en el sitio de trabajo desarrollando las actividades encomendadas por COÉXITO S.A.S. deberán dirigirse a las personas que se encuentren dentro de las instalaciones de COÉXITO S.A.S., de manera cordial, respetuosa y amable.

f) Los colaboradores de la empresa contratista tienen la obligación de desarrollar y ejecutar las funciones y labores encomendadas por¿ COÉXITO S.A.S. de la manera más diligente, oportuna, eficaz y eficiente posible, para lograr un servicio de excelente calidad.

g) Los colaboradores de la empresa contratista deberán asistir de manera puntual al sitio de trabajo, en los horarios que hayan sido establecido para ello, siendo potestad de COÉXITO S.A.S., no permitir el ingreso de dicho personal por el no cumplimiento del presente lineamiento.

5.1 Procesos de Selección y Vinculación:

Sera obligatorio para el Contratista cumplir a cabalidad con los siguientes requerimientos para el ingreso de personal

a) Contar como mínimo con un (1) Responsable SST, quien será el responsable de la planeación, ejecución y control de las actividades de SST.

c) Afiliar a cada uno de sus empleados al Sistema de Seguridad Social Integral (EPS, ARL y AFP). Las afiliaciones a ARL deberán ser consecuentes con el nivel de riesgo del colaborador, evitando la elusión, para ello se tomará como base el Decreto 1607 de 2002.

5.2 Dotación y Elementos de Protección Personal

Sera obligatorio para el CONTRATISTA, cumplir a cabalidad con los siguientes requerimientos:

a) Deberá dotar a sus colaboradores de todos los elementos de protección personal que se requieran para el desarrollo seguro del oficio de acuerdo con análisis de riesgo realizado por el CONTRATISTA y según la negociación con la empresa contratante. Para ello se tomará como base la Matriz de Peligros y Riesgos de la empresa CONTRATISTA y los documentos que la soporten, así como las exigencias legales y técnicas vigentes

b) La empresa CONTRATISTA es la responsable de hacer seguimiento a la entrega, uso, estado, almacenamiento, documentación y reposición de los elementos de protección personal.

c) Dotar a los colaboradores de dotación respectiva a la tarea a realizar, cumpliendo con los términos legales vigentes para ello.

5.3 Procesos de desarrollo de labores, tareas de alto riesgo y críticas de ejecución cotidiana

Sera obligatorio para el CONTRATISTA cumplir a cabalidad con los siguientes requerimientos:

a) Deberá diseñar, documentar, implementar y divulgar los procedimientos necesarios para las tareas de alto riesgo y garantizar su cumplimiento. Para el presente MC las tareas de alto riesgo son:

* Trabajos en Alturas

* Trabajos en Caliente (Generación de chispa).

* Trabajos en Espacios Confinados.

* Trabajo con Energías peligrosas.

* Trabajo con Sustancias Químicas Peligrosas.

* Trabajo de Izaje de Cargas.

* Trabajos con Excavaciones

b) Para realización de tareas de alto riesgo al interior de COÉXITO S.A.S. todo CONTRATISTA debe tener la presencia de una persona de Seguridad y Salud en el Trabajo a cargo del CONTRATISTAS,¿quien será responsable de velar por el cumplimiento de los procedimientos de seguridad por parte del personal.

c) Todo CONTRATISTA, debe expedir a sus trabajadores y/o subcontratistas los correspondientes permisos de trabajo para realizar actividades de alto riesgo.

d) Solo se permitirá que el personal que se encuentre debidamente certificado pueda realizar actividades catalogadas como de alto riesgo, para lo cual el CONTRATISTA y/o subcontratista deberá realizar entrega de la copia de las respectivas certificaciones y permisos debidamente actualizadas

e) Cada colaborador deberá mantener al día sus documentos que certifican las competencias para la realización de tareas de alto riesgo. Para el desarrollo de las actividades se debe diligenciar los permisos de trabajo relativos al procedimiento y mantenerlos en el área donde se desarrolla la labor.

f) Para la realización de trabajo en alturas, cada empresa CONTRATISTA deberá diseñar, documentar, implementar y divulgar entre sus colaboradores el Programa de Prevención y Protección contra Caídas según lo establecido en la Resolución 1409 de 2012, y deberá garantizar su cumplimiento. Todos los recursos requeridos en dicho Programa deben suministrarlos la empresa CONTRATISTA, cumpliendo los parámetros técnicos de selección, entrega, cuidado y reposición establecidos en dicha Resolución.

g) Los trabajos que involucren manejo de circuitos eléctricos, serán ejecutados exclusivamente por personal competente en dicha área, para lo cual deberán presentan su Matricula que los acredita para ello (Matricula CONTE) .

h) En caso de que la labor conlleve el uso de sustancias químicas peligrosas los contratistas deben contar con las hojas de seguridad de los productos, siguiendo las directrices allí establecidas para su manejo, manipulación, almacenamiento y control de emergencias.

i) En caso de generarse residuos peligrosos durante la labor contratada el CONTRATISTA es el responsable de dar disposición final de los residuos peligrosos y especiales (escombros) que se generen.

Trabajo en alturas

Para el desarrollo de estas actividades, el CONTRATISTA debe cumplir con los parámetros establecidos en la Resolución 1409 de 2012 (Art. 1 Es obligatorio cumplir con los requerimientos, en todo trabajo en el que exista el riesgo de caer a 1.50 m o más sobre un nivel inferior) y en las demás que la modifiquen, sustituyan, adicionen y que sean concordantes sobre la materia y las exigencias establecidas por Seguridad y Salud en el Trabajo de COÉXITO S.A.S., tales como aptitud médica, certificado de entrenamiento a nivel avanzado y coordinador de trabajo en alturas según requerimiento que este en capacidad de activar el plan de emergencia en caso que sea necesario y un ayudante de seguridad según corresponda a la tarea a realizarse, permiso de trabajo en alturas, etc., los cuales deben presentarse al inicio del contrato y estar disponibles para el área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COÉXITO S.A.S., durante la ejecución del contrato y en el momento que los requiera.

Trabajo en Caliente

Para desarrollar esta actividad (Soldadura, Esmeril, Pulidora, Oxicorte, etc.) el CONTRATISTA, debe cumplir con los parámetros de seguridad establecidos por la legislación vigente y los documentos relacionados con esta actividad, tales como los permisos de trabajo en caliente, los cuales deben presentarse al inicio del contrato y estar y disponibles para el área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COÉXITO S.A.S., durante la ejecución del contrato y en el momento que los requieran.

Trabajo con Energías Peligrosas

Para desarrollar esta actividad (Electricidad) el CONTRATISTA, debe cumplir con los parámetros establecidos en la Ley 1264 de 2008, Ley 19 de 1990 y Decreto 991 de 1991 y demás legislación vigente, los documentos relacionados con esta actividad, como los permisos de trabajo con energías peligrosas entre otros, los cuales deben presentarse al inicio del contrato y estar disponibles para el área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COÉXITO S.A.S., durante la ejecución del contrato y en el momento que se requieran.

Trabajo con Sustancias Químicas Peligrosas

Para desarrollar esta actividad, el CONTRATISTA, debe cumplir con los parámetros establecidos en la Ley 55 de 1993 y demás legislación vigente. Debe contar con la Hoja de Seguridad del Producto, presentarse al inicio del contrato y estar disponible en el punto de ejecución de la labor, al igual que el plan de contingencia en caso de derrames. La disposición final de todos los residuos, será a cargo del CONTRATISTA.

Izaje de Cargas

Para desarrollar esta actividad el CONTRATISTA debe contar con un plan de izaje deben presentarse al inicio de la actividad y estar disponibles para el área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COÉXITO S.A.S., durante la ejecución del contrato y en el momento que se requieran. ¡IMPORTANTE! Para las tareas establecidas en este manual como de alto riesgo, se debe aplicar la lista de chequeo y/o permiso de trabajo, previo al inicio de las actividades, y cada vez que las condiciones del entorno (locaciones, climáticas, de seguridad, grupo de trabajo, etc.) presenten alguna variación que afecte la seguridad de la operación.

5.4 Documentación.

Sera obligatorio para el CONTRATISTA contar con la siguiente documentación antes de iniciar actividades, la cual podrá ser solicitada por COÉXITO S.A.S., en cualquier momento:

a) Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo o Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo.

b) Matriz de Peligros y Riesgos.

c) Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

d) Certificado de exámenes de ingreso, dependiendo el cargo y basado en las Resoluciones 2346 de 2007 y 1918 de 2009.

e) Registros actualizados del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), cuando la empresa cuente con más de 10 empleados, o del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo si la empresa cuenta con menos de 10 empleados (Ver Resolución 2013 de 1986 y Decreto Ley 1295 de 1994 Artículo 35).

f) Registros actualizados del Comité de Convivencia. (Ver Resolución 652 de 2012 y Resolución 1356 de 2012).

g) Registro de entrega de la dotación y los elementos de protección personal a cada uno de sus colaboradores en las fechas estipuladas según las condiciones exigidas, con el logo o nombre de la empresa contratista y mantener la certificación de la entrega de esta.

h) Listado de herramientas y equipos a utilizar en la operación.

i) Pago vigente de la seguridad social de los colaboradores que realizarán la tarea contratada.

j) Al utilizar sustancias y/o productos químicos debe entregar listado de éstas con sus respectivas ¿hojas de seguridad.

k) Matriz de elementos de protección personal requeridos para la labor y basados en la Matriz de Peligros y Riesgos.

l) Matriz de identificación de Aspectos e Impactos Ambientales.

Durante la prestación de los servicios, el CONTRATISTA deberá suministrar la siguiente información:

a) Reporte de accidentes de trabajo, acaecidos en el desarrollo del proyecto.

b) Investigación de accidentes de trabajo con su respectivo plan de acción, todo esto basado en la Resolución 1401 de 2007.

c) Inspecciones de seguridad y ambiente documentadas en los lugares de ejecución del contrato, así como a herramientas y equipos.

d) Pagos actualizados de seguridad social del personal, en caso de cambio de mes (Ver Decreto 1670 de 2007).

e) Reporte de accidentes ambientales.

5.5 Procesos de herramientas, equipos y maquinaria

Sera obligatorio para el CONTRATISTA cumplir a cabalidad con los siguientes requerimientos:

h) Durante la ejecución de trabajo, el personal de la empresa contratista está obligado a conservar el sitio de trabajo y sus alrededores en buen estado, limpio y ordenado, los materiales y equipos deben dejarse en orden al final de la jornada de trabajo, la basura, desperdicios y escombros deben retirarse y deben colocarse en recipientes y áreas que no entorpezcan las labores normales, se tomarán las precauciones para evitar que el polvo escombros, chispas o arco de soldadura afecten a personas o áreas adyacentes, no se deberá obstruir con materiales los equipos de seguridad como: puertas de emergencia, extintores y en general todo equipo que sea utilizado en caso de emergencia, en caso de derrame de grasas y lubricantes se limpiará inmediatamente el sitio, queda estrictamente prohibido el uso de combustibles volátiles (gasolina, petróleo, etc.), para labores de limpieza.

5.9 Requisitos Legales de las firmas contratistas.

Sera obligatorio para el CONTRATISTA cumplir a cabalidad con los siguientes requerimientos:

a) La legislación nacional, las normas particulares, los procedimientos o técnicas específicas aplicables a cada trabajo no están incluidas en este procedimiento y deben ser parte de la gestión que debe realizar el contratista para certificar la idoneidad como ente calificado y con las competencias necesarias para operar bajo los términos del contrato suscrito a la empresa contratante. Por lo tanto, es obligación del CONTRATISTA cumplir y hacer cumplir estrictamente todo lo aquí estipulado sin perjuicio de lo que establece la legislación para cada actividad laboral. La posibilidad de realizar contratos con COÉXITO S.A.S. está condicionada al cumplimiento de este procedimiento.


6. REQUISITOS TÉCNICOS GENERALES DE SST.
Los requisitos aquí expresados no hacen por si solos una actividad segura ya que independientemente de la labor que se realice debe primar la planeación segura del trabajo, el comportamiento humano responsable y el análisis de los riesgos que la actividad genera para controlarlos preventivamente.
Para las actividades no relacionadas en este documento se aplican las normas legales y las que resultaren del conocimiento y análisis del trabajo que se ejecutará.
A continuación se hará mención a los requisitos técnicos de SST que deberán cumplir los CONTRATISTAS:
a) El personal de la empresa contratista deberá utilizar señales, luces, barreras y cualquier otra medida de seguridad en la obra, necesarios para la protección de los colaboradores y de terceros, según requiera la naturaleza del trabajo. Cuando sea necesario realizar huecos, zanjas, fosas o cualquier otro tipo de excavación, se inspeccionará previamente la ausencia de tuberías eléctricas o de servicios subterráneos, antes de efectuar la excavación. Las excavaciones deben ser debidamente señalizadas. Si las tapas de aberturas tales como hoyos, fosas, pozos, cloacas, etc., son movidas, tales aberturas deben ser señalizadas hasta que las tapas respectivas sean colocadas nuevamente.
b) La Empresa CONTRATISTA debe realizar inspecciones de seguridad periódicas a las diferentes actividades a ejecutar y dejar registro de ello. Así mismo realizará inspección detallada y exhaustiva a los elementos de protección personal, herramientas, equipos, tareas críticas y de alto riesgo y condiciones de orden y aseo, para asegurar el cumplimiento de los procedimientos y estándares de seguridad y dejará registro de ello.
c) Cuando se realicen trabajos en tensión se debe realizar como mínimo la eliminación de empalmes incorrectos, controlar la presencia de cables sueltos, aislar o sellar las cajas de alimentación destapadas, identificar los interruptores, controlar que los tableros posean interruptores diferenciales o estén conectados a tierra, para el trabajo con herramientas eléctricas se debe controlar el correcto estado de los cordones de conexión, controlar la existencia de la puesta a tierra y verificar buen estado de aislamiento
d) Para todas las tareas de alto riesgo, la empresa CONTRATISTA deberá garantizar el diseño, implementación, divulgación y cumplimiento de procedimientos operativos seguros que incluyan responsables, competencias, materiales, herramientas y requisitos técnicos y legales que apliquen. Así como contar con una persona competente en Seguridad y Salud en el Trabajo quien se encargará de velar por el cumplimiento de los procedimientos de seguridad.
e) En el momento en que se presente un accidente de trabajo la empresa CONTRATISTA; deberá desplazar a la persona accidentada a la IPS (Institución prestadora de Salud) más cercana y realizar el respectivo reporte FURAT dentro de las 48 horas siguientes a la entidad correspondiente
Nota: TODO ACCIDENTE DE TRABAJO GRAVE debe ser investigado en cumplimiento a la legislación colombiana vigente. La investigación deberá ser compartida con el área de SST de COEXITO S.A.S.
f) Todo personal CONTRATISTA deberá usar en todo momento durante su jornada laboral el uniforme de dotación suministrado por la empresa CONTRATISTA o contratante en caso de no tener uniforme corporativo se debe suministrar como mínimo; overol en drill o Jean, camisa , bota de seguridad con puntera ( Ley 11 de 1984 , artículos 7 y 8, Resolución 2400 de 1979 , Titulo IV Capítulo I ).
g) Si algún represéntate de COEXITO S.A.S encuentra personal CONTRATISTA que presente signos de ebriedad o de encontrarse bajo efecto de sustancias estimulantes o alucinógenos lo reportara inmediatamente al área de SST y este tomara las medidas correctivas necesarias para garantizar la seguridad del empleado, de las personas y la seguridad de la planta
h) La empresa o personal CONTRATISTA no permitirá a su personal fumar durante la ejecución de los trabajos (Resolución 1956 de 2008).
i) Los CONTRATISTAS no deben realizar ninguna labor que este fuera del alcance del contrato.
j) La empresa CONTRATISTA deberá acordonar el área de influencia de la obra a realizar buscando evitar molestias y accidentes a terceros realizando un cerramiento provisional cuando se trate de obras civiles o reformas (Resolución 2400 de 1979 ).
k) El CONTRATISTA está obligado a retirar al personal a su cargo que no cumpla con las normas de SST.
l) Antes del inicio de la actividad, el CONTRATISTA debe presentar al responsable del contrato y/o de seguridad y salud en el trabajo el análisis de los factores de riesgos de la actividad que va a desarrollar.
m) Se restringe el uso de elementos de distracción que puedan llegar a desencadenar un accidente de trabajo, como celulares, MP3, MP4 y radios, entre otros, durante la ejecución de las tareas, aplica para actividades de carácter operativo.
n) Se restringe el uso de alhajas, como anillos, cadenas, pulseras, aretes etc., durante la ejecución de los trabajos, aplica para actividades de carácter operativo.
o) El CONTRATISTA y/o subcontratista debe mantener el área de trabajo ordenada y aseada, lo cual genera sensación de seguridad y mayor calidad de vida
p) El CONTRATISTA antes de iniciar actividades debe presentar el listado de nombres y números de identificación de sus trabajadores y/o subcontratista. Cada vez que se presenten cambios debe notificarlos.
q) El CONTRATISTA debe designar un Supervisor o un Coordinador o Vigía de Seguridad, quien será el responsable de velar por el cumplimiento de los procedimientos de seguridad del personal a su cargo.
r) COÉXITO S.A.S. podrá en cualquier momento suspender los trabajos en curso, si se observa incumplimiento de las medidas de seguridad o que no se cumple con la implementación de dispositivos de prevención y control de riesgos laborales.

7. REQUISITOS GENERALES DE GESTIÓN AMBIENTAL
a) En el manejo de la gestión ambiental el CONTRATISTA debe comprometerse a cumplir las directrices y disposiciones legales que existen sobre las actividades de:
1. Uso racional de los recursos agua y energía.
2. Orden y aseo
3. Control de emisiones atmosféricas
4. Manejo adecuado de productos químicos
b) El CONTRATISTA es responsable de las contingencias, contaminaciones, daños y eventos ambientales que le sean imputables a él, a sus trabajadores, sus dependientes o sus subcontratistas.
c) El CONTRATISTA al iniciar sus labores debe identificar los riesgos ambientales en cada actividad y definir los controles que se van a implementar para mitigarlos.
d) Se prohíben los vertimientos contaminantes al alcantarillado por parte del CONTRATISTA en las instalaciones de COÉXITO S.A.S., este debe almacenarse en recipientes, debidamente etiquetados como residuos peligrosos y entregar al gestor autorizado por la autoridad ambiental.

8. RESPONSABILIDADES
8.1. CONTRATISTA.
a) Será la única responsable por la seguridad de todos sus colaboradores y subcontratistas que emplee en todas las actividades encomendadas por COÉXITO S.A.S., por ende es totalmente responsable de cualquier accidente que pueda sufrir su personal.
b) Será responsable de hacer conocer a sus colaboradores y subcontratistas los riesgos inherentes a las labores que ejecutan.
c) Cumplirá con las disposiciones establecidas en el presente MC así como las regulaciones que en materia de seguridad, salud en el trabajo y ambiente dicten las autoridades.
d) Tomará todas las medidas adecuadas y razonables para proteger los activos de la empresa y del cliente, y a la vez, las medidas para evitar que se causen daños o perjuicios a terceros.
e) Es totalmente responsable por cualquier daño que su personal o equipo pueda causar a la propiedad de COÉXITO S.A.S.
f) La persona encargada de administrar el contrato por parte de cada empresa CONTRATISTA, deberá asistir a la reunión de inicio, en donde se entregara y socializara este documento y deberá firmar el Formato SSTA-04-038 Acuerdo de Cumplimiento y Aceptación del Manual SSTA para Contratistas.
g) El CONTRATISTA, deberá suspender de manera inmediata e informar al área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COÉXITO S.A.S., cualquier actividad de alto riesgo que no cuente con las condiciones de seguridad necesarias para el desarrollo de la tarea o cualquier actividad que afecte el ambiente.
h) Atender y acatar oportunamente las observaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo de COÉXITO S.A.S., que se les realice.
i) Disponer de personal competente y calificado (adjuntar certificados de competencias de personal) para la ejecución de tareas críticas.
j) Contar con los procedimientos de trabajo seguro aplicables para la ejecución de los trabajos que realice para COÉXITO S.A.S.
k) Garantizar programas de capacitación y entrenamiento a todo el personal a su cargo y subcontratistas que estén involucrados en la ejecución de las actividades de alto riesgo
l) Evidenciar las pruebas que garanticen el buen funcionamiento de los sistemas y equipos de protección y/o certificados que lo avalen.
m) Suministrar a su personal desde el inicio de las labores la dotación, los elementos de protección personal y equipos de protección adecuados (según los riesgos) y necesarios para la ejecución de las labores y que cumplan con las especificaciones técnicas, supervisando y capacitando permanentemente su utilización y mantenimiento.
n) Velar porque su personal haga uso adecuado de los equipos y herramientas asignados para el desarrollo de los trabajos.
o) Cumplir con las normas legales y técnicas ambientales colombianas vigentes en el desarrollo de sus actividades.
p) Informar de manera inmediata cualquier situación ambiental no prevista o contingencia ambiental, con miras a que se le dé un manejo adecuado.
q) Antes de iniciar trabajos debe efectuar difusión en su personal del control de los aspectos e impactos ambientales asociados a su labor y conservar las evidencias respectivas.
r) Tener disponible y actualizada la información ambiental asociada a sus actividades en caso de ser requerido por COÉXITO S.A.S. (información como licencias, permisos, registros de capacitaciones y demás registros que sean requeridos eventualmente por COÉXITO S.S.A.).
8.2 COLABORADORES DEL CONTRATISTA.
a) Procurar el cuidado integral de su salud
b) Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
c) Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del SGSST de COÉXITO S.A.S..
d) Informar oportunamente al contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
e) Participar en las capacitaciones en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente establecidas en el plan de capacitación.
f) Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SGSST.
g) El personal deberá reportar al CONTRATISTA o responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, cualquier anomalía que se presente en los equipos, máquinas y/o herramientas que utilice. Las herramientas no deben utilizarse si no se encuentran en óptimas condiciones y será responsabilidad del CONTRATISTA retirar las herramientas defectuosas.
h) Acordonar el área de influencia de la obra a realizar, buscando evitar molestias y accidentes a terceros y realizar un cerramiento provisional cuando se trate de obras de construcción o reformas.
i) Instalar toda la señalización según el trabajo a realizar, la cual no podrá ser retirada mientras exista el riesgo o hasta tanto no se hayan culminados los trabajos.
8.3 RESPONSABLE SST CONTRATISTA
a) Comunicar y aplicar el presente MC.
b) Aplicar y cumplir los requisitos legales de SST.
c) Controlar, intervenir y asegurar el control operacional en SST.
d) Realizar inspección a los diferentes puestos de trabajo del personal de su empresa con el fin de validar el cumplimiento de los procedimientos y estándares del presente MC.
e) Participar en la investigación de los accidentes de trabajo y enviar los resultados a COÉXITO S.A.S.
f) Coordinar con COÉXITO S.A.S. la inducción para el personal que ingresa por primera vez y la reinducción anual obligatoria.
8.4 ANALISTA SST
a) Divulgar y asegurar el cumplimiento de la política de SST al Responsable de SST de la empresa CONTRATISTA.
b) Emitir el direccionamiento estratégico de SST a los responsables de las firmas contratistas.
c) Asegurar cumplimiento del presente MC, así como cumplimiento legal según las actividades a desarrollar por los contratistas.
d) Crear y validar conjuntamente programas de las firmas contratistas para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
e) Validar las acciones derivadas de las investigaciones de los accidentes de trabajo.
f) Informar a la Jefatura de SSTA de COÉXITO S.A.S. el desempeño de SST del CONTRATISTA.
g) Convocar reuniones periódicas con el CONTRATISTA para hacer seguimiento a los planes de acción y generar nuevas propuestas.
8.5 ANALISTA GESTIÓN AMBIENTAL
a) Asegurar cumplimiento del presente MC, así como cumplimiento legal según las actividades a desarrollar por los contratistas en materia ambiental.
b) Validar conjuntamente programas ambientales de las firmas contratistas.
c) Validar las acciones derivadas de las investigaciones de los accidentes ambientales.
d) Informar a la Jefatura de SSTA de COÉXITO S.A.S. el desempeño en Gestión Ambiental del contratista.
e) Convocar reuniones periódicas con el CONTRATISTA para hacer seguimiento a los planes de acción y generar nuevas propuestas.

9. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA EMPRESA CONTRATISTA
Esta evaluación se realiza con base en el presente MC, mediante listas de verificación y en presencia del Responsable de SST de la empresa CONTRATISTA.
La periodicidad de la evaluación será anual y realizada por los Analistas SSTA de COÉXITO S.A.S.
La evaluación es una herramienta de auditoría y estudio que se hace a los CONTRATISTAS acerca del cumplimiento de los requisitos del presente MC, por ende es especifica de SSTA.

10. SANCIONES
El incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en el presente MC, se entenderá como incumplimiento de las obligaciones de la empresa CONTRATISTA, lo cual conllevará las siguientes sanciones, todo ello se aplicará garantizando el derecho universal al debido proceso:
* Primera instancia: Llamado de atención por parte de COÉXITO S.A.S. que deberá formularse de manera escrita.
* Segunda Instancia: La reincidencia del incumplimiento conllevará a terminación de contrato de la firma CONTRATISTA con COÉXITO S.A.S.
COÉXITO S.A.S. queda en la potestad de evaluar la falta, pudiendo aplicar sanciones puntuales sin tener en cuenta las instancias, esto dependiendo de la gravedad de dicha falta.
Las siguientes están consideradas como situaciones motivos de sanción, así como otras que vayan en contravía con lo establecido en el presente MC:
- Faltarle el respeto al cliente o a cualquier empleado de COEXITO SAS.
- Distribuir cualquier clase de propaganda en el sitio de trabajo o dentro de las instalaciones del cliente, para efectuar ventas, rifas y apuestas.
- Reñir en el sitio de trabajo o dentro de las instalaciones del cliente.
- Presentarse a trabajar en estado de alicoramiento o bajo el efecto de narcóticos, así como introducir los mismos al sitio de trabajo o a las instalaciones del cliente.
- Alterar el orden y limpieza de las instalaciones.
- Robar o cometer cualquier otro acto delictuoso en contra del cliente, de COÉXITO S.A.S. o sus representantes.
- Ejecutar cualquier acto que ponga en peligro su propia seguridad y la de sus compañeros de trabajo o la de terceras personas.
- Ejecutar trabajo mal hecho, debido a descuido o negligencia del colaborador.
- Incumplir las normas de seguridad anotadas en este documento.
- Omitir el envío, dentro de los plazos establecidos por la legislación vigente (Decreto 1670 de 2007), de la certificación de los aportes realizados a Salud, Pensión y Riesgos Laborales de cada uno de sus colaboradores.
- Omitir el traslado al sitio de trabajo de las Herramientas mínimas de trabajo, requeridas para la operación.
- Asiste impuntualmente al sitio de trabajo, sin que exista razón justificada para su retardo.

He leído atentamente el documento y acepto los términos y políticas presentadas.